Jordi Martí Kulturako Estatu idazkariak iragarri zuen joan den martxoan aukeratu zutela Iruñea egoitza gisa, eta une horretatik aurrera eratu zela, formalki, Kongresuko tokiko batzordea, Rebeca Esnaola Foru Gobernuko Kultura, Kirol eta Turismoko kontseilaria buru zela, eta bertan parte hartzen dutela Nafarroako Kultura eta Arteen Kontseiluko ordezkariek, Nafarroako Artxibozainen Elkarteak, Nafarroako Artxibo Garaikideak, Nafarroako Errege Artxibo Orokorrak, Iruñeko Artxibo Judizial Orokorrak, Iruñeko Udal Artxiboak, Nafarroako Unibertsitate Publikoko Artxiboak, Iruñeko Katedraleko eta Elizbarrutiko Artxiboak, Nafarroako Unibertsitateko Artxiboak eta Nafarroako Unibertsitateko Filosofia eta Letren Fakultateak. Batzorde horrek lotura-lanak egingo ditu batzorde antolatzailearekin, eta biltzarkideei arreta eskaintzeko ekimena izango du, bai eta bisiten programazioa eta beste jarduera paralelo batzuk ere Kongresua egiten den egunetan. Nafarroako Unibertsitateko ikasleek ere parte hartuko dute, artxiboetara eta artxibo-lanbidera hurbiltzeko modu gisa. Baluarte Nafarroako Kongresu Jauregia eta Auditorioa aukeratu dute Kongresuaren egoitza izateko, eta Espainiako artxiboetako 450 profesional bertaratzea espero da. Estatuko eta nazioarteko artxibo-panoraman gaurkotasunik handiena duten gaiei batera heltzeko balioko du hitzorduak, lau ardatz nagusi hartuta: eleaniztasuna, herritarren parte-hartzea, berrikuntza eta lankidetza. Bestalde, herrialdean artxiboen arloan dauden lankidetza-talde ugariak ate irekien saioak egitera gonbidatu dituzte, beren helburuak eta jarduerak zabaltzeko eta, aldi berean, beste profesional batzuen eta, oro har, gizartearen ekarpenekin atzeraelikatzeko estrategia gisa.